「아산시 공동주택 관리 조례」(이하 "조례"라 한다) 제8조제1항에 따라 조정을 신청하려는 자는 별지 제1호서식의 신청서를 작성하여 첨부서류와 함께 조례 제5조에 따른 아산시 공동주택관리 분쟁조정위원회(이하 "조정위원회"라 한다)에 제출하여야 한다.

조정위원회는 제1항에 따른 조정의 신청을 받은 때에는 즉시 별지 제2호서식의 통지서를 상대방에게 보내야 한다.

제2항에 따른 통지를 받은 상대방은 별지 제3호서식에 따른 답변서를 작성하여 10일 이내 조정위원회에 제출하여야 한다.

조례 제11조제3항에 따라 조정위원회에 출석하게 할 경우에는 별지 제4호서식의 출석요구서를 작성하여 회의 개최 5일 전까지 출석 요구 통지(전자우편을 포함한다)하여야 한다. 이 경우 출석을 요청받은 사람은 출석할 수 없는 부득이한 사유가 있는 경우에는 미리 서면으로 의견을 제출할 수 있다.

조례 제8조제3항에 따라 위원회를 개최한 경우 별지 제5호 서식의 분쟁조정 의결서를 작성하고 별지 제6호 서식의 분쟁조정안을 작성하여 당사자에게 제시하여야 한다.

조례 제8조제4항에 따라 조정안을 제시받은 당사자는 별지 제7호 서식의 조정안 수락 여부 답변서를 조정위원회에 제출하여야 한다.

조례 제8조제5항에 따른 조정서는 별지 제8호서식과 같다.

관리주체 등은 통보받은 날로부터 3개월 이내에 공사에 착수하고 그 내용을 별지 제12호 서식에 따라 시장에게 신고하여야 한다.

제1항에도 불구하고 특별한 사유가 있다고 시장이 인정할 때에는 1회에 한하여 2개월의 범위에서 그 착수기간을 연장할 수 있다.

제2항에 따라 착수기간을 연장하고자 하는 관리주체 등은 그 연장 사유 및 착수 예정시기 등과 관련된 서류를 첨부하여 시장에게 신고하여야 한다.

사업을 완료한 후 별지 제13호 서식의 공동주택 지원사업 보조금 교부신청서에 다음 각 호의 서류를 첨부하여 시장에게 제출하여야 한다.

시장은 공동주택 지원 보조금을 입주자대표회의(임대주택의 경우 관리사무소) 명의 또는 대표자(조례 제19조제6항의 경우에 한한다)의 보조금 관리 전용통장으로 교부하여야 한다.

관리주체는 보조사업 종료 후 30일 이내에 별지 제14호서식의 공동주택 지원사업 보조금 정산서를 시장에게 제출하여야 한다.

시장은 제1항에 따라 보고서를 제출받은 때에는 필요한 경우 사업완료 여부, 사업비 지출의 적정성 등에 대하여 서류와 장부를 검사하고 현장을 확인 할 수 있다.

지출증빙서류는 신용카드매출전표, 세금계산서 그 밖에 이에 준하는 서류로 한다.