주민등록 전입신고 시 주택임대차계약서에 확정일자를 부여할 수 있는 기관은 전입신고가 되어 있는 읍·면·동·출장소로 한다.

읍·면·동·출장소장은 주민등록업무 담당정규직공무원으로 하여금 확정일자 부여업무를 취급토록 하고, 대행 시에는 반드시 정규공무원으로 지정하여야 한다.

확정일자를 구하는 주택임대차계약서는 문서작성인의 서명 또는 기명날인이 있는 문서의 원본이어야 한다.

제1항의 주택임대차계약서는 완성된 것이어야 하며, 그 일부에 공란이 있는 경우에는 그 부분을 지우고 문서작성 인이 날인한 것이어야 한다.

확정일자의 청구는 주민등록 전입신고와 동시 또는 그 이후에 주택임대차계약서를 제시하여 구두로 청구한다.

확정일자 청구는 주택임차인이 청구하여야 하나, 세대원 등 작성명의인이 아닌 경우에도 확정일자를 청구할 수 있다.

별지 제1-1호, 제1-2호서식의 확정일자부의 해당란에 청구자(계약서상의 문서명의인을 말하며, 명의인이 2인 이상일 때에는 ○○외 ○인으로 기재할 수 있다)의 성명과 주소 및 문서명목을 기재하고 확정일자인을 찍는다.

당해 계약서의 여백(여백이 없는 경우 이면)에 별지 제2-1호서식의 전입신고필을 확인하고, 별지 제2-2호서식의 기부번호(記簿番號)를 기입한 확정일자인을 찍은 후, 확인기관명과 직인을 찍고 매장 마다 간인하되, 계약서에 가감 또는 정정된 부분이 있는 경우 가감 또는 정정한 글자수를 기입하고, 임대·임차인의 날인여부를 확인하고 직인을 찍는다.

당해 사문서와 확정일자부 사이에 민원실용 직인으로 간인을 한다.

확정일자부는 매년 조제하고 기부번호는 매년 갱신한다.

사용기간이 지난 확정일자부는 마지막 기부번호란 다음에 폐쇄의 뜻을 기재하고, 당해 확정일자부를 폐쇄한다.